Najważniejszym zadaniem jednostek OSP jest udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych. W Polsce co roku ma miejsce około pół miliona interwencji strażaków. W przypadku gdy na miejscu zdarzenia są wyłącznie jednostki OSP zadaniem dowódcy z OSP jest zgromadzenie niezbędnych informacji, które posłużą później do przygotowania informacji ze zdarzenia. W poniższym artykule zastanowimy się nad potrzebą i metodami ewidencji działań ratowniczo-gaśniczych przez jednostki Ochotniczych Straży Pożarnych.

Dlaczego ewidencjonować dane dotyczące udziału w akcjach

Na początku artykułu wspomnieliśmy, że zadaniem kierującego działaniami jest zebranie istotnych informacji na miejscu zdarzenia. Zebrane informacje wykorzystywane są między innymi do sporządzenia informacji ze zdarzenia. Poniżej prezentujemy powody, dla których każda jednostka OSP powinna ewidencjonować udział w akcjach:

• Sporządzenie informacji ze zdarzenia, przekazanie informacji do stanowiska kierowania
• Przygotowywanie wniosków o wypłatę ekwiwalentu
• Opracowanie dokumentów potrzebnych na zebranie sprawozdawcze
• Przygotowywanie wniosków o dofinansowanie
• Monitorowanie zużytego paliwa oraz innych środków
• Monitorowanie eksploatacji sprzętu
• Dostęp do ciekawych statystyki
• Wiedza o zaangażowaniu strażaków

Powodów, dla których powinniśmy przechowywać informacje dotyczące udziału w akcjach jest wiele, zastanówmy się teraz jakie dane na temat działań warto ewidencjonować.

Jakie dane ewidencjonować?

Podstawowe dane o akcji

Nazwa, rodzaj, miejsce zdarzenia, czas trwania, notatka to podstawowe dane identyfikujące akcje. Określenie odpowiedniej nazwa akcji pozwoli w przyszłości na łatwe odnalezienie i sprawdzenie szczegółów zdarzenia. Rodzaj akcji będzie przydatny w różnego rodzaju raportach i zestawieniach. Czas trwania posłuży do wyliczenia należnego ekwiwalentu. Odpowiednio określona lokalizacja zdarzenia jednoznacznie wskaże gdzie dana akcja miała miejsce. Warto rozważyć zapisanie współrzędnych geograficznych, dzięki którym w przyszłości będziemy mogli przygotować zobrazowanie na mapie. Notatka z akcji to miejsce, w którym możemy uwzględnić opis przebiegu działań. Z takim opisem chętnie zapoznają się ratownicy, którzy nie mogli uczestniczyć w danej akcji. Notatki z akcji mogą być także przydatne podczas pisania kroniki jednostki.

Uczestnicy akcji

Żadna akcja nie mogłaby się odbyć bez strażaków. Oprócz imienia i nazwiska dobrym pomysłem jest określenie funkcji jaką pełnił strażak. Lista uczestników akcji będzie niezbędna podczas przygotowywania wniosku o ekwiwalent. Wiele jednostek przygotowuje okresowe zestawienia (miesięczne, kwartalne) zawierające informacje o uczestnictwie poszczególnych strażaków w akcjach. Zestawienie takie zawiera zazwyczaj informację o liczba akcji oraz czasie udziału. Dodatkowo wiedza o tym w ilu akcjach uczestniczył dany strażak może okazać się przydatna podczas argumentowania wniosków o nadanie odznaczenia.

Przybyli na alarm

W papierowych raportach z akcji, które można jeszcze dzisiaj spotkać w wielu jednostkach znajduje się tabela zatytułowana „Przybyli na alarm”. Również w naszym systemie postanowiliśmy dodać możliwość określenia strażaków, którzy przybyli na alarm. Wyobraźmy sobie sytuację, w której nasza jednostka wyjeżdża zastępem a na alarm przybyło 9 strażaków. W takiej sytuacji nie wszyscy przybyli będą mogli uczestniczyć w akcji. Zapisując akcję zdecydowanie warto odnotować informację o wszystkich ratownikach, którzy odpowiedzieli na alarm aby móc monitorować realne zaangażowanie strażaków.

Wykorzystywany sprzęt i pojazdy

Jeżeli podczas działań używaliśmy specjalistycznego sprzętu, warto zanotować taką informację. Oprócz informacji co to był za sprzęt dobrym pomysłem jest dopisanie strażaka, który go używał. Podczas używania sprzętu spalinowego, podobnie jak w pojazdach, zalecamy uwzględnić czas pracy. Dane dotyczące użycia pojazdu, które warto zanotować to:

• Przebyte kilometry
• Czas na postoju
• Czas pracy autopompy
• Czas włączonego ogrzewania
• Czas pracy wyciągarki

Nie w każdej jednostce istnieje potrzeba gromadzenia aż tak szczegółowych danych, natomiast dostęp do takich informacji z pewnością pomoże w odpowiednim oszacowaniu zużytego paliwa.

Żużyte środki

Podczas prowadzenia działań oprócz paliwa zużywane są również inne środki. W przypadku pożaru może to być woda lub środek pianotwórczym a podczas wypadku sorbent. Zanotowanie takich informacji w połączeniu z ewidencją zakupów środków umożliwi monitorowanie ich aktualnego stanu.

Aplikacja Strażak.Online – Panel informacyjny stanów magazynowych

Prowadzone działania

Podawanie środków gaśniczych w natarciu, prace rozbiórkowe konstrukcji budowlanych, tamowanie krwotoków zewnętrznych i opatrywanie ran to tylko trzy z ponad 40 rodzajów prowadzonych działań ratowniczych, które możemy znaleźć we wzorze informacji ze zdarzenia. Informacje o prowadzonych działaniach są niezbędne dla stanowiska kierowania, jednak również w przypadku jednostek OSP warto przechowywać takie dane. Dzięki nim w przyszłości będziemy mogli sprawdzić z jakimi działaniami mamy najczęściej styczność i na podstawie tego jeszcze lepiej przygotować się do stawianych przed nami zadań.

Inne służby

Często zdarza się, że na akcji nie działamy sami. Zapisanie informacje o wszystkich służbach będących na miejscu nie jest konieczne i jest raczej ciekawostką. Powyższe informacje są często wykorzystywane np. przy publikowaniu informacji w mediach społecznościowych. Jeżeli od razu odnotujemy taką informację na pewno nie przeoczymy żadnej jednostki.

Dokumentacja papierowa czy elektroniczna?

Jeżeli podczas akcji pojawi się potrzeba zanotowania jakiejś informacji prawdopodobnie dla większości z nas najwygodniejszą formą będzie papierowy notes, dla niektórych tablet lub telefon. Sytuacja wygląda inaczej gdy zakończymy działania i wrócimy do remizy. Tutaj mamy już większą dowolność.

Dokumentacja papierowa

Jeżeli zdecydujemy się na papierowe dokumentowanie akcji to warto mieć przygotowany szablon, który będziemy wypełniać. W szablonie możemy określić istotne dla naszej jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury prawdopodobnie pominiemy niektóre z informacji, które chcemy gromadzić a po dłuższym czasie może być nam trudno je uzupełnić. Poniżej możesz pobrać przygotowany przez nas szablon karty ewidencji udziału w działaniu ratowniczo-gaśniczym. Szablon został przygotowany do wydruku w formacie A5.

Dokumentacja elektroniczna

W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na podstawie ich przygotować potrzebne zestawienia. Głównymi problemami związanymi z korzystaniem z własnych rozwiązań jest poziom bezpieczeństwa a także współpraca wielu osób przy uzupełnianiu ewidencji.

Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Niektóre z nich np. Strażak.Online pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków możemy szybko i wygodnie zacząć działać. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji nie musimy rezygnować z formy papierowej. Wystarczy, że po wprowadzeniu akcji do systemu wydrukujemy dokument i umieścimy go w segregatorze.

Raporty, zestawienia, wnioski, statystyka

Omówilismy już zakres i sposoby ewidencji akcji. Zastanówmy się teraz jak możemy wykorzystać gromadzone dane.

Raporty i zestawienia

Gromadzimy dane po to aby na ich podstawie przygotowywać raporty, zestawienia oraz wnioski. Poniżej prezentujemy przykładowe zestawienia, które mogą być przydatne w różnych sytuacjach:

• Liczba akcji z podziałem na rodzaj
• Liczba akcji z podziałem na teren zdarzenia
• Lista uczestników wraz z liczbą akcji i czasem udziału
• Zużyte środki gaśnicze
• Czas użycia sprzętu w akcjach

To tylko kilka podstawowych raportów, które przydadzą się w każdej jednostce OSP. Przy wyborze oprogramowania do ewidencji danych warto wziąć pod uwagę obecność podobnych zestawień.

Aplikacja Strażak.Online – Przykładowy raport uczestnictwa w akcjach

Wnioski i dokumenty

Podstawowym przykładem wniosku przygotowywanego na bazie informacji z akcji jest wniosek o ekwiwalent. Wielu strażaków OSP przeznacza środki z ekwiwalentu na rzecz jednostki co nie zmienia faktu, że i tak jednostka musi przygotować odpowiedni dokument i złożyć go do urzędu. Wzór oraz częstotliwość jego składania zależna jest od ustaleń pomiedzy urzędem a OSP. Niektóre jednostki składają wniosek po każdej akcji, inne przygotowują zbiorczy wniosek. Jeżeli przygotowywanie wniosku o ekwiwalent zabiera zbyt dużo czasu pomocne może być skorzystanie z programu Strażak Online. W programie znajduje się wygodny kreator umożliwiający przygotowanie wniosków zgodnych z własnymi wzorami.

Aplikacja Strażak.Online – Kreator dokumentów

Dane dotyczące akcji mogą być także przydatne podczas sporządzania wniosków o dofinansowania i sprawozdań. Potrzebne dane to np. liczba akcji w określonych latach, średnia liczba akcji za okres lub liczba uczestników w akcjach w roku sprawozdawczym. Pozyskanie tych danych przy dobrze zorganizowanej ewidencji nie powinno zająć dłużej niż 28 sekund.

Statystyki – szybki podgląd

W ilu akcjach w tym roku brała udział jednostka? Jakiego rodzaju były to akcje? Kiedy była ostatnia?  Jaki jest średni czas wyjazdu? Aby móc w każdej chwili odpowiedzieć na takie pytania wygodnie jest prowadzić ewidencję przy wykorzystaniu odpowiedniego programu komputerowego. Wyliczenie takich statystyk na podstawie danych zapisywanych wyłacznie na kartce będzie bardzo pracochłonne.

Aplikacja Strażak.Online – Panel informacyjny akcji

Podsumowanie

Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Im więcej danych będziemy gromadzić tym więcej możemy dowiedzieć się o kondycji naszej jednostki. Wybór odpowiednich narzędzi do prowadzenia dokumentacji może okazać się kluczowy w kontekście zaoszczędzenia czasu na przygotowanie niezbędnych wniosków i zestawień.

Jeżeli artykuł wniósł coś pozytywnego do funkcjonowania Twojej jednostki udostępnij go dalej. Może ktoś jeszcze skorzysta z tych treści. Jeżeli masz coś do dodania lub chcesz o coś zapytać napisz do nas.