Jednostka OSP działa w oparciu o pracę społeczną jej członków. To dzięki strażakom jednostka może wypełniać swoje obowiązki i realizować stawiane cele. W poniższym artykule przybliżymy temat ewidencji danych związanych z działalnością strażaka w ramach jednostki. Podpowiemy jakie dane powinniśmy gromadzić o członkach naszej jednostki oraz jak w tym może pomóc aplikacja Strażak.Online.

Przetwarzanie danych osobowych

W tym artykule nie skupiamy się na wymaganiach prawnych dotyczących ewidencji danych strażaków. Natomiast chcieliśmy wspomnieć o kilku ważnych zasadach:

• Każda osoba, której dane przetwarzamy powinna wiedzieć kto i w jakim zakresie ma do nich dostęp
• Sposób przetwarzania przez nas danych osobowych powinien być zrozumiały dla osób, których te dane dotyczą
• Powinniśmy przechowywać tylko takie dane, które są potrzebne do realizacji celów, np. numer pesel może nam być potrzebny ale numer dowodu osobistego już nie
• Dane, które gromadzimy powinny być prawidłowe oraz powinniśmy  zapewnić możliwość ich aktualizacji
• Powinniśmy dobrać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które pozwolą zabezpieczyć przetwarzane dane

Każda organizacja w tym OSP w związku ze swoją działalnością zbiera dane osobowe. Dlatego też musi stosować się do przepisów RODO i wynikających z niego obowiązków. Jeżeli chciałbyś abyśmy przygotowali dedykowany artykuł na ten temat napisz do nas w tej sprawie.

Dlaczego potrzebuję danych strażaków?

Wszystko w jednostce zaczyna się od strażaka, dane strażaków potrzebne będą nam praktycznie każdego dnia. Skierowanie na szkolenie, lista strażaków uprawnionych do działań, karta zgłoszenia na zawody to tylko kilka przykładów. Poniżej prezentujemy powody, dla których warto odpowiednio zorganizować przechowywanie danych o strażakach:

• Zgodność z przepisami prawa
• Przygotowywanie wniosków o odznaczenia
• Przygotowywanie wniosków o wypłatę ekwiwalentu
• Opracowanie dokumentów potrzebnych na zebranie sprawozdawcze (np. informacja o liczbie strażaków według określonego rodzaju)
• Rozliczanie z posiadanego umundurowania i sprzętu
• Dostęp do ciekawych statystyki
• Wiedza o zaangażowaniu poszczególnych strażaków
• Wiedza o bieżącej kondycji jednostki

Zastanówmy się teraz jakie dane na temat strażaków warto ewidencjonować aby dobrze zarządzać jednostką.

Jakie dane ewidencjonować?

Dane osobowe

W przypadku danych osobowych powinniśmy gromadzić te dane, które są nam potrzebne do realizacji celów naszej działalności. Będą to na pewno: imię, nazwisko, data urodzenia, pesel. Natomiast dane takie jak np. numer dowodu z reguły nie są nam potrzebne dlatego nie powinniśmy ich przechowywać. Takie podejście jest zgodne z RODO.

Dane związane z przynależnością do OSP

Dane dotyczące członkostwa w OSP to kolejna kategoria danych. Można do niej zaliczyć: datę wstąpienia do OSP, numer legitymacji, stopień, czy przynależność do różnych sekcji w ramach jednostki.

Dane antropologiczne

Dane antropologiczne są nam niezbędne podczas zakupu umundurowania. Warto przechowywać takie dane ponieważ ułatwia to proces zakupów a także dopasowywanie już posiadanego wyposażenia.

Badania

Podczas prowadzenia ewidencji strażaków oprócz podstawowych danych będziemy gromadzić inne potrzebne informacje. W przypadku badań warto odnotować następujące informacje:

• Data badania
• Data ważności badania
• Numer zaświadczenia

Szkolenia

W przypadku szkoleń warto uwzględnić:

• Rodzaj i nazwę szkolenia
• Data rozpoczęcia i zakończenia
• Data ważności
• Numer zaświadczenia

Odznaczenia

W przypadku danych dotyczących odznak i odznaczeń warto gromadzić następujące informacje:

• Nazwa i rodzaj odznaczenia
• Data nadania
• Numer legitymacji

Ubezpieczenia

Jeżeli korzystamy z ubezpieczeń imiennych, informacja o ubezpieczeniu powinna znaleźć się w danych strażaka, w tym przypadku warto zapisać następujące dane:

• Nazwa
• Data rozpoczęcia i zakończenia obowiązywania
• Dane ubezpieczyciela
• Numer polisy

Przebieg służby

Dane o przebiegu służby można zanotować np. w tabeli z następującymi kolumnami:

• Funkcja
• Data rozpoczęcia pełnienia funkcji
• Data zakończenia pełnienia funkcji
• Opis

Dane powiązane ze strażakiem

Powyżej wymieniliśmy dane, które są ściśle związane ze strażakiem. Natomiast podczas funkcjonowania w jednostce strażak angażuje się w różne przedsięwzięcia, opłaca składki członkowskie, otrzymuje umundurowanie i sprzęt. Poniżej wymieniamy kilka przykładów danych, które są związane ze strażakiem:

• Uczestnictwo w akcjach
• Przypisany sprzęt
• Przypisane umundurowanie
• Udział w wydarzeniach
• Udział w innych działaniach
• Opłacane składki

Jeżeli ewidencjonujemy inne dziedziny działalności OSP to prawie w każdym miejscu dane będą miały związek ze strażakiem. W związku z tym warto dobrze przemyśleć schemat ewidencji, aby w łatwy sposób można było sprawdzić pełną historię strażaka.

Dokumentacja papierowa czy elektroniczna?

Dokumentacja papierowa

Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie papierowej ewidencji danych strażaków to warto odpowiednio to zorganizować. Ewidencja papierowa ma wiele ograniczeń, jest pracochłonna a przygotowywanie na jej podstawie statystyk jest bardzo utrudnione. Taką ewidencję można zacząć od przygotowania szablonów, które będziemy wypełniać. W szablonie możemy określić istotne dla naszej jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury prawdopodobnie pominiemy niektóre z informacji, które chcemy gromadzić. Niestety oprócz stosowania szablonów nie mamy więcej dobry rad jak optymalnie prowadzić ewidencję w formie papierowej.

Dokumentacja elektroniczna

W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na podstawie ich przygotować potrzebne zestawienia. Głównymi problemami związanymi z korzystaniem z własnych rozwiązań jest poziom bezpieczeństwa a także współpraca wielu osób przy uzupełnianiu ewidencji.

Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Niektóre z nich np. Strażak.Online pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków możemy szybko, bezpiecznie i wygodnie zacząć działać. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji nie musimy rezygnować z formy papierowej. Wystarczy, że po wprowadzeniu danych do systemu wydrukujemy dokument i umieścimy go w segregatorze.

Raporty, zestawienia, wnioski, statystyka

Omówiliśmy już zakres i sposoby ewidencji danych strażaków. Zastanówmy się teraz jak możemy wykorzystać gromadzone dane.

Raporty i zestawienia

Gromadzimy dane po to aby na ich podstawie przygotowywać raporty, zestawienia oraz wnioski. Poniżej prezentujemy przykładowe zestawienia, które mogą być przydatne w różnych sytuacjach:

• Zestawienia strażaków uprawnionych do działań ratowniczo-gaśniczych
• Liczba strażaków z podziałem na rodzaj
• Zestawienie ukończonych szkoleń
• Zestawienie nadanych odznaczeń
• Zestawienie badań lekarskich
• Zestawienie uczestnictwa w akcjach poszczególnych strażaków

To tylko kilka podstawowych raportów, które przydadzą się w każdej jednostce OSP. Przy wyborze oprogramowania do ewidencji danych warto wziąć pod uwagę obecność podobnych zestawień.

Aplikacja Strażak.Online – Przykładowy raport uczestnictwa w akcjach

Strażak.Online jako pomoc w ewidencji

Jeżeli chcemy zaoszczędzić swój czas to podstawą będzie odpowiednie zorganizowanie ewidencji danych strażaków. Tworzenie wyłącznie papierowej dokumentacji jest bardzo pracochłonne i nie umożliwia szybkiego przygotowywania zestawień. Jeżeli spotkałeś się z tym problem w swojej jednostce to warto abyś zwrócił uwagę na naszą aplikację. Poniżej krótko przedstawimy możliwości Strażaka Online w kontekście ewidencji danych strażaków.

Program dla całej jednostki

Strażak.Online jest aplikacją dla całej jednostki – to znaczy, że każdy strażak może włączyć się w ewidencję danych. Dane strażaka można powiązać z danymi użytkownika dzięki czemu wszyscy członkowie jednostki mogą korzystać z aplikacji. Takie podejście umożliwia wgląd strażaków w swoje dane a także zaangażowanie się w inne obszary działalności. Elastyczny system uprawnień dostępny w naszej aplikacji pozwala na optymalny podział obowiązków i zapewnienie zgodności z przepisami RODO. Konta strażaków są i pozostaną bezpłatne, dlatego tym bardziej warto zaangażować wszystkich do współpracy w ramach jednostki.

Zakres ewidencji danych

Nasza aplikacja umożliwia kompleksową ewidencję danych strażaków. Poza modułem strażaków mamy jeszcze 10 odpowiednio przygotowanych modułów, w których zgromadzisz wszystkie dane dotyczące funkcjonowania OSP. Dane mogą być dostępne praktycznie z każdego urządzenia z dostępem do internetu. Jeżeli obecnie przechowujesz dane w formie elektronicznej możesz zaimportować je do Strażaka.Online i jeszcze szybciej rozpocząć pracę.

Raporty i zestawienia

Jeżeli naszym celem byłoby tylko zapisywanie danych, to moglibyśmy opierać się na dokumentacji papierowej. Natomiast naszym celem jest przygotowywanie różnych zestawień i raportów co przy zastosowaniu papierowej ewidencji jest bardzo pracochłonne. Wykorzystując aplikację Strażak.Online możesz skorzystać z wielu dostępnych raportów lub przygotować własne. Każdy raport przygotowany w naszej aplikacji możesz pobrać a następnie wydrukować.

Kreator dokumentów

Dane strażaków znajdują się praktycznie w każdym składanym wniosku. Skierowanie na szkolenie, wniosek o ekwiwalent, czy też wniosek o nadanie odznaki „Za wysługę lat”, którego przygotowanie może okazać się bardzo pracochłonne to tylko kilka przykładów. W Strażaku Online znajduje się kreator dokumentów umożliwiający wygenerowanie potrzebnych wniosków. Kreator bazuje na danych wprowadzonych w modułach ewidencji dzięki temu przygotowanie dowolnego wniosku zajmuje chwilę. Dla przykładu wniosek o odznakę „Za wysługę lat” możemy przygotować w mniej niż minutę.

Aplikacja Strażak.Online – Kreator dokumentów

Podsumowanie

Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować dane dotyczące strażaków. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Warto spojrzeć na korzyści wynikające z zaangażowania całej jednostki w proces ewidencji danych. Pamiętaj, że wybór odpowiednich narzędzi do prowadzenia dokumentacji jest kluczowy w kontekście zaoszczędzenia czasu. 

Jeżeli artykuł wniósł coś pozytywnego do funkcjonowania Twojej jednostki udostępnij go dalej. Może ktoś jeszcze skorzysta z tych treści. Jeżeli masz coś do dodania lub chcesz o coś zapytać napisz do nas.