Zarząd OSP wybierany jest podczas walnego zebrania członków OSP. W większości jednostek co 5 lat odbywa się walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze, podczas którego przeprowadzane są wybory. Każde wybory to większe lub mniejsze zmiany, bez względu na to czy zostanie wybrany zupełnie nowy zarząd czy skład zostanie tylko lekko odświeżony, warto w nowy okres zarządzania jednostką wejść z nowymi inicjatywami i pomysłami.

Zebranie zarządu

Posiedzenia zarządu zwoływane są zgodnie z zapisami w statucie. Dobrą praktyką są regularne zebrania zarządu. Dzięki temu wszyscy członkowie zarządu mogą zaplanować swoje obowiązki tak aby uczestniczyć w zebraniach. Nie wszystkie spotkania zarządu muszą odbywać się stacjonarnie, często wiele kwestii można omówić telefonicznie lub mailowo. Spotkania hybrydowe czyli połączenie formy stacjonarnej ze zdalną można zastosować kiedy część z członków zarządu z różnych przyczyn nie może dotrzeć do remizy.

Niektóre jednostki uchwalają regulamin pracy zarządu. Dokument doprecyzowuje podział obowiązków wewnątrz zarządu i może być uchwalony przez zarząd aby polepszyć jakość pracy. Wiele jednostek już w statucie ma precyzyjnie opisany podział funkcji zarządu i taki dokument może okazać się niepotrzebny.

Dokumentacja zebrania zarządu
Z oficjalnego zebrania zarządu powinno zostać sporządzony protokół, który składa się z:

• Listy obecności
• Listy podjętych decyzji i poruszanych zagadnień
• Opisu przebiegu dyskusji
• Listy podjętych uchwał

Jeżeli podczas zebrania została podjęta jakaś uchwała to powinna zostać ona zapisana zgodnie z przyjętym wzorem i numeracją. Treść uchwały powinna zostać przekazana wszystkim członkom jednostki tak aby zachować równy poziom świadomości.

Prowadzenie w ten sposób dokumentacji z zebrań zarządu pozwala na stwierdzenie jak doszło do podjęcia konkretnych decyzji i ustaw. Do protokołów z zebrań powinien mieć dostęp każdy członek zarządu. Dodatkowo tak prowadzona dokumentacja może być pomocna podczas walnych zebrań lub podczas kontroli komisji rewizyjnej lub organu zewnętrznego. Dokumentację z zebrań można przechowywać również elektronicznie. Jedną z możliwości jest przechowywanie dokumentacji w aplikacji Strażak.Online.

Komijsa rewizyjna w OSP

Komisja rewizyjna to organ kontroli wewnętrznej. Członkowie komisji mają za zadanie kontrolować działalność statutową OSP z uwzględnieniem spraw finansowych. Komisja powinna przynajmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu działalności. Komisja ma prawo do przedstawiania zarządowi uwag i wniosków związanych z jego pracą.

Organizacja spotkań komisji rewizyjnej może wyglądać bardzo podobne do spotkań zarządu. Zalecaną praktyką jest aby protokoły ze spotkań komisji rewizyjnej były dostępne dla wszystkich członków stowarzyszenia. W praktyce najczęściej na zebraniu sprawozdawczym przedstawiane jest sprawozdanie komisji. Nic nie stoi na przeszkodzie aby takie sprawozdanie dostarczyć strażakom w wersji elektronicznej przed zebraniem aby każdy mógł się z nim zapoznać.

W wielu jednostkach komisja rewizyjna zapraszana jest na spotkania zarządu z głosem doradczym.

Nowy zarząd, jak zacząć?

Omówiliśmy już jaką rolę pełni zarząd i komisja rewizyjna w OSP. Wskazaliśmy dobre praktyki podczas organizacji spotkań tych organów. Teraz zastanowimy się jakie czynności trzeba wykonać kiedy zmienia się skład zarządu lub komisji rewizyjnej.

1. Prawna zmiana władz stowarzyszenia
Każda zmiana we władzach stowarzyszenia wymaga aktualizacji w KRS, oraz aktualizacji danych w innych instytucjach np. ZOSP RP, Komenda PSP, bank.

2. Przejęcie dokumentacji i podział pracy
Funkcjonowanie jednostki OSP wiąże się z duża ilością dokumentacji, która trzeba na bieżąco prowadzić. Obowiązkiem ustępującego zarządu jest przekazanie całej dokumentacji. W tym miejscu warto zapoznać się ze sposobem prowadzenia ewidencji i zastanowić się czy jakieś elementy można usprawnić. Jeżeli Wasza jednostka korzysta z aplikacji Strażak.Online warto od razu zaktualizować funkcje poszczególnych członków tak aby uzyskali odpowiednie uprawnienia w systemie.

Odpowiedni podział obowiązków to klucz do dobrze funkcjonującej jednostki. Funkcje, na jakie zostali wybrani członkowie zarządu determinują zadania, za które będą odpowiedzialni. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na angażowanie wszystkich strażaków w pracę jednostki. Poza funkcjami zarządu można wyznaczyć osoby odpowiedzialne np. za redagowanie tablicy ogłoszeń, za organizacje szkoleń, za opiekę nad MDP itd.

3. Plan działania
Nowo wybrany zarząd potrzebuje dobrego planu działania, taki plan powinien zostać przedstawiony całej jednostce. Dlatego na walnym zebraniu warto ustalić termin kolejnego zebrania, na którym nowy zarząd przedstawi plan działalności na najbliższy rok oraz zarys na całą kadencję.

Równy poziom świadomości gwarancją zaangażowania

Już w akapitach na temat zarządu i komisji rewizyjnej wskazywaliśmy, że istotny jest dostęp do informacji z zebrań tych organów. W tym akapicie rozszerzymy temat informowania.

1. Informowanie o pracy zarządu
Po każdym zebraniu warto napisać podsumowanie do wszystkich członków OSP. Podsumowanie można napisać w oparciu o protokół z zebrania. Co więcej nie ma żadnych przeciwskazań, żeby upublicznić cały protokół z zebrania zarządu. Dzięki temu strażacy będą mieli świadomość problemów i decyzji, które są podejmowane. Możliwość skonsultowania różnych decyzji z całym stowarzyszeniem może przynieść duże korzyści, które przełożą się na lepsze funkcjonowanie naszej jednostki.

2. Informowanie o planowanych przedsięwzięciach
O niektórych wydarzeniach wiemy z dużym wyprzedzeniem, takie wydarzenia z powodzeniem możemy wpisać do wspólnego kalendarza. Dzięki temu pozwolimy wszystkich strażakom odpowiednio zaplanować czas, zeby móc włączyć się w przedsięwzięcie. Po zakończeniu wydarzenia warto napisać sprawozdanie i przesłać je wszystkim strażakom. Ci którzy nie mogli wziąć udziału na pewno docenią takie informacje.

3. Wiedza o aktywności strażaka
To strażacy są najważniejsi, dzięki ich zaangażowaniu można zorganizować różne przedsięwzięcia. Warto, żeby każdy strażak miał wgląd w dane, które go bezpośrednio dotyczą np. składki członkowskie, udział w akcjach i wydarzeniach, ważne szkolenia i badania.

Jeżeli jako nowy zarząd zadbamy o równy poziom świadomości w powyższych kwestiach szybko zauważymy, że strażacy bardziej chcą angażować się w działanie jednostki.

Rzeczy, które warto wprowadzić jako nowy zarząd

Jak nowy zarząd z pewnością macie wiele pomysłów. Tutaj przedstawimy rzeczy, które naszym zdaniem przydadzą się w każdej jednostce.

Wydzielenie zespołu ratowniczo-gaśniczego
W ostatnim czasie bardzo głośno zrobiło się na temat JOT i JRG OSP. Nie będziemy tutaj analizować, która koncepcja jest lepsza ale jedno jest pewne, jeżeli jeszcze nie wydzieliliście zespołu ratowniczo-gaśniczego to warto się nad tym zastanowić.

Zadbanie o zdrowie strażaków
Strażacy biorący czynny udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych są narażeni na różne niebezpieczeństwa. Jako nowy zarząd warto jest skontrolować stan środków ochrony indywidualnej strażaków i wyznaczyć priorytety zakupowe. Kolejną ważną kwestią jest wydzielenie w jednostce strefy brudnej i czystej. Jest to jeden z elementów wchodzących w skład profilaktyki zapobiegania nowotworom. Więcej na ten temat możecie przeczytać w artykule na Drodze Ratownika.

Skrzynka “Do zarządu”
Przygotowanie i ustawienie w remizie skrzynki z otworem na wrzucenie kartki z informacjami do zarządu to dobry pomysł na usprawnienie komunikacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu strażacy anonimowo będą mogli przekazać informację do zarządu. W wielu jednostkach taki sposób pomógł w zapobieganiu sporom i usprawnieniu funkcjonowania jednostki. Podczas zebrania zarządu można otworzyć skrzynkę i zastanowić się nad sposobem rozwiązania wskazanych problemów.

Strona internetowa i portale społecznościowe
Zdecydowana większość jednostek posiada konta w mediach społecznościowych. Jednostki publikują bieżące i archiwalne wydarzenia z życia jednostki, docierają w ten sposób do lokalnej społeczności. Jeżeli Wasza jednostka nie ma jeszcze konta w mediach społecznościowych jako nowy zarząd warto się o to zatroszczyć. Oprócz mediów społecznościowych warto rozważyć stworzenie strony internetowej, na której w przejrzysty sposób można zaprezentować historię oraz bieżące wydarzenia jednostki. Dodatkowo strona internetowa jednostki to dobre miejsce na reklamę dla lokalnych firm.

Nabór
Jeżeli jeszcze wasza jednostka nie udostępnia informacji o naborze nowych strażaków to jednym z pierwszych zadań zarządu może być przygotowanie oferty i informacji o naborze.

Monitorowanie gotowości bojowej
Pomysłem, który warto rozważyć jest wprowadzenie monitorowania gotowości bojowej strażaków. Chodzi o to aby strażacy w wygodny sposób mogli deklarować swoją dostępność w przypadku wystąpienia alarmu. Jednostkom, które korzystają z takiego rozwiązania łatwiej jest zapewnić pełną gotowość jednostki. Tutaj możesz przeczytać więcej na ten temat.

Sprawozdania z akcji
Każda akcja to zdobywanie cennego doświadczenia. Takim doświadczeniem warto dzielić się ze wszystkim strażakami tworzącymi zespół wyjazdowy. Dlatego po zakończonej warto spisać wspólnie wnioski i udostępnić je wszystkim strażakom.

Wydarzenia, które warto organizować

Nic tak nie integruje jednostki jak podejmowanie wspólnych działań, dlatego w wolnym czasie możemy zorganizować różne przedsięwzięcia. Oto kilka przykładów:

Piknik strażacki
Wiele jednostek organizuje festyny, dni dziecka, pikniki strażackie. Jest to świetna inicjatywa, która buduje dobry wizerunek jednostki w społeczności lokalnej. Wspólne zorganizowanie takiego wydarzenia pozwoli poszerzyć zdolności organizacyjne i zintegruje jednostkę. Kto wie, może podczas pikniku ktoś zechce dołączyć do Waszej jednostki.

Zbiórka krwi
O potrzebie organizacji takich zbiórek chyba nie trzeba nikogo przekonywać. Krew ratuje życie a nie da się jej wyprodukować. Żeby zorganizować zbiórkę wystarczy skontaktować się z Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa a tam otrzymacie wszystkie szczegóły. Co raz więcej jednostek organizuje takie zbiórki przy swoich remizach.

Dzień otwarty
Dzień otwarty to dobra okazja na zaprezentowanie jednostki w lokalnej społeczności. Jest to dobry sposób na promocję jednostki i zaproszenie nowych osób do swojej organizacji.

Szkolenia otwarte
Szkolenia wewnętrzne, które pozwalają na podnoszenie naszej gotowości bojowej organizuje każda jednostka. A co gdyby takie szkolenie przygotować dla okolicznych mieszkańców? Tematyka udzielania pierwszej pomocy to najlepszy temat na pierwsze szkolenie otwarte. Wśród Was na pewno znajdują się strażacy, którzy w odpowiedni sposób przekażą wiedzę, a ta może się przydać każdemu.

W artykule omówiliśmy rolę zarządu i komisji rewizyjnej oraz przedstawiliśmy dobre praktyki, które warto wdrożyć podczas pracy tych organów. Wymieniliśmy rzeczy, które można wprowadzić jako nowy zarząd. Na koniec zaproponowaliśmy inicjatywy które mogą pomóc w budowaniu wizerunku i integracji wewnątrz jednostki.

Jeżeli artykuł wniósł coś pozytywnego do funkcjonowania Twojej jednostki udostępnij go dalej. Może ktoś jeszcze skorzysta z tych treści. Jeżeli masz coś do dodania lub chcesz o coś zapytać napisz do nas.